نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
جدول المحتويات:
- المقدمة
- ما أهمية نظام تخطيط الموارد للشركات؟
- ما هي مكونات نظام تخطيط الموارد للمؤسسات؟
- ما هي خيارات شراء نظام تخطيط الموارد؟
- ما هي التحديات التي تواجه المنشأة عند تطبيق نظام تخطيط الموارد؟
- ما هو مستقبل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟
- ملخص
تشهد أنظمة تخطيط موارد المنشآت (ERP) تطوراً مستمراً منذ ظهورها في ستينيات القرن الماضي. ومع التقدم الكبير والمتسارع للتقنية والعلوم، من تحليل البيانات والتعلم الآلي إلى الذكاء الاصطناعي، يبدو واضحاً أن هذا التطور سيظل مستمرًا. وبفضل هذا التقدم، أصبحت أنظمة تخطيط موارد المؤسسة لا غنى عنها اليوم في إدارة المنشآت من مختلف الأحجام، بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها.
يعتبر تطبيق نظام تخطيط الموارد خطوة ضرورية لتحسين كفاءة العمليات الداخلية. يمكن أن يؤدي تطبيقه إلى زيادة الكفاءة بنسبة 40٪ وفقًا لدراسة أجراها الباحث جاستين بيل لمجلة أوراكل حول إتجاهات السوق والتحليلات 2022. وهذا هو سبب تبني هذه الأنظمة بشكل كبير في عالم الأعمال اليوم.
ما أهمية نظام تخطيط الموارد للشركات؟
لا يمكن تجاهل التأثير الإيجابي لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات في عالم الأعمال اليوم؛ حيث لابد من إدارة بيانات وعمليات المؤسسة لتحسين جودة العمل وزيادة الأرباح، وتكمن أهمية أنظمة إدارة المؤسسات فيما يلي:
- تكامل العمليات: يجمع نظام تخطيط موارد المؤسسة البيانات والعمليات المختلفة داخل المؤسسة في مكان واحد، مما يزيد من كفاءة العمليات.
- تحسين اتخاذ القرار: حيث يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسة معلومات دقيقة وفورية لدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
- زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف: يُساهم نظام تخطيط موارد المؤسسة في تقليل تكرار الأعمال، وبالتالي يعزز الإنتاجية ويوفر الوقت، ويخفض التكاليف الإدارية والتشغيلية.
- تعزيز التواصل: يسهل نظام تخطيط موارد المؤسسة التواصل بين مختلف الإدارات والأقسام في المنشأة، ويمنح الموظفين القدرة على مشاركة وتبادل وتحليل البيانات والمعلومات بسرعة وفاعلية.
- التحكم في الأعمال والتنبؤ بالمخاطر: يساعد نظام تخطيط الموارد في تحسين التحكم في الأعمال من خلال توفير أدوات وواجهات تساعد على متابعة وإدارة الأنشطة والمهام بفعالية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للنظام التنبؤ بالمخاطر المحتملة من خلال تحليل البيانات والمعلومات المتاحة، مما يتيح للمسؤولين اتخاذ إجراءات استباقية لمنع هذه المخاطر والحفاظ على استقرار الأعمال.
- ضمان الامتثال للأنظمة واللوائح الداخلية والخارجية: يلعب نظام تخطيط الموارد دوراً حاسماً في مساعدة المنشآت على تطبيق السياسات واللوائح الداخلية، مما يضمن لها تنفيذ الأنشطة والعمليات وفقًا للمعايير المحددة داخل المنشأة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للنظام أيضًا مساعدة المنشأة في مراقبة وتقييم مدى امتثالها للتشريعات القانونية واللوائح الحكومية، مما يجنبها العقوبات والمشكلات القانونية.)
إذًا، يسهم نظام تخطيط المؤسسات في تحسين كفاءة الأعمال وزيادة ربحية المؤسسة من خلال تنظيم العمليات وتحسين إدارة الموارد.
ما هي مكونات نظام تخطيط الموارد للمؤسسات؟
يتكون نظام تخطيط موارد المؤسسات من وحدات (Modules) وتطبيقات عمل متكاملة تتحد مع بعضها البعض وتتشارك في قاعدة بيانات مشتركة .تركز كل وحدة تخطيط عادةً على مجال عمل واحد، ولكنها تعمل معًا باستخدام نفس البيانات لتلبية احتياجات الشركة. إليك بعض المكونات الأساسية وأدوارها:
- إدارة الموارد البشرية (Human Resources Management): يدعم نظام تخطيط الموارد إدارة الموارد البشرية في العديد من الجوانب الحيوية حيث يمكن لهذا النظام تيسير عمليات توظيف الموظفين من خلال متابعة المتقدمين وتنظيم عمليات المقابلات واختيار المرشحين المناسبين. بالإضافة إلى ذلك، يساعد في تنظيم وتوثيق معلومات الموظفين والتدريب اللازم لهم، مما يسهل عمليات التطوير والتدريب المستمر. كما يُمكن للنظام أيضًا أن يُسهم في إدارة الرواتب وحساب البدلات والإجازات. بالإضافة إلى ذلك، يُمكن استخدامه لمراقبة أداء الموظفين وتقديم التقييمات والتغذية الراجعة بشكل منتظم لضمان تحقيق أقصى استفادة من المةظفين وتحقيق أهداف المنشأة.
- إدارة العلاقات مع العملاء (CRM): توفر هذه الوحدة مجموعة من الأدوات والميزات المهمة لتحسين التفاعل مع العملاء وتعزيز العلاقات التجارية. يمكن أن تشمل هذه الأدوات متابعة جهات الاتصال والعملاء المحتملون، وتوثيق التفاصيل الهامة حولهم، وتاريخ التفاعلات السابقة بالإضافة إلى إمكانية إدارة استفسارات وشكاوى العملاء بفعالية ومتابعتها. وتوفير أدوات لتوجيه الحملات التسويقية ومراقبة أدائها، مما يساعد في استهداف الجماهير المستهدفة بشكل أفضل. تعتبر إدارة علاقات العملاء أيضًا وسيلة لتتبع المبيعات وتحليل البيانات المتعلقة بالعملاء، مما يمكن من تحديد الفرص لزيادة المبيعات وتحسين العمليات. هذه الأدوات تساعد الشركات على بناء الثقة مع عملائها وتعزيز الولاء، مما يسهم في نجاحها واستدامتها في السوق.
- إدارة المبيعات والتسويق (Sales and Marketing Management): يمكن استخدامه لإدارة العمليات المبيعية وإنشاء حملات تسويقية حيث يسهم في زيادة المبيعات وتعزيز العلامة التجارية.
- 4. إدارة المخزون (Inventory Management): يتيح تتبع وإدارة المخزون بفعالية ويساهم في تقليل التكاليف وضمان توفر المواد.
- 5. إدارة الأصول (Asset Management): وحدة إدارة الأصول تمثل جزءًا أساسيًا في نظام تخطيط موارد المؤسسة، حيث توفر أدوات وميزات مهمة لتتبع وإدارة الأصول المادية للشركة. تشمل هذه الأصول معدات الإنتاج والعقارات والممتلكات الثابتة. يتيح للشركات معرفة مكان وحالة الأصول ومتى تم صيانتها آخر مرة ومتى يجب شراء أصول جديدة. هذا يساعد في الحفاظ على أصول الشركة بشكل فعال والحد من التكاليف الزائدة للإصلاحات أو استبدال الأصول. بالتالي، يمكن أن تقوي وحدة إدارة الأصول الشركة من الناحية المالية وتزيد من كفاءتها في استخدام الموارد المادية.
- 6. إدارة المشتريات (Procurement Management): يمكن استخدامه لإدارة عمليات الشراء والتوريد وزيادة كفاءة عمليات الشراء.
هذه المكونات تعمل معًا لتوفير تكامل العمليات وتحسين إدارة الموارد وتمكين الشركة من تحقيق أهدافها وزيادة الربحية.
خيارات شراء نظام تخطيط الموارد :
أولًا: على مستوى طبيعة التخزين:
- نموذج الاشتراك السحابي: تتم استضافة البرنامج في السحابة ويتم تسليمه عبر الإنترنت كخدمة تشترك فيها. يتولى موفر البرنامج بشكل عام إجراء الصيانة الدورية والتحديثات والأمان نيابةً عنك.
إن لهذا النموذج العديد من المزايا ذات الأهمية البالغة سنتحدث عنها لاحقا. وفقًا لشركة Panorama Research في تقرير ERP لعام 2020، فإن “أكثر من نصف المؤسسات تقوم باختيار البرامج السحابية (63%) بدلًا من البرامج التقليدية (37%)“.
- نموذج الترخيص التقليدي (في المؤسسة): يتم تثبيت برنامج ERP في مركز البيانات الخاص بك في المواقع التي تختارها ثم يمكنك التحكم في كل شيء. في هذه الحالة تكون مهمة تركيب وصيانة الأجهزة والبرامج هي مسؤولية موظفيك.
- تخطيط موارد المؤسسات الهجين (ذو المستويين): يكون للشركات التي تريد مزيجًا من الاثنين معًا لتلبية متطلبات أعمالها. حيث تكون بعض البيانات موجودة في السحابة وبعضها في مكان العمل.
ثانيًا: على مستوى طبيعة التخزين:
توجد عدة أنواع من نماذج التسعير لأنظمة تخطيط موارد المنشأة، ويعتمد نموذج التسعير على مزود الخدمة والميزات المقدمة. إليك أشهر نماذج تسعير الأنظمة:
- نموذج الاشتراك الشهري أو السنوي: يتيح هذا النموذج للشركات دفع رسوم شهرية أو سنوية مقابل الوصول إلى الخدمة واستخدامها. يمكن أن يكون هناك مجموعات مختلفة من الاشتراكات توفر ميزات مختلفة.
- نموذج التسعير بناء على العدد: يعتمد هذا النموذج على عدد المستخدمين أو المشاركين في النظام. كلما زاد عدد المستخدمين، زاد السعر.
- نموذج التسعير بناء على الوحدة: قد يكون السعر مرتبطًا بالوحدات أو العمليات الخاصة التي تتم عبر النظام. على سبيل المثال، قد يتم تسعير النظام استنادًا إلى عدد المشروعات المديرة أو الصفقات الشهرية.
- نموذج التسعير بناء على الميزات: يمكن أن يكون لدى المزودين خطط مختلفة تقوم بتوفير ميزات مختلفة. يتم تسعير النظام بناءً على مدى استخدامك لميزات معينة. وبعض الأنظمة تتضمن إصداراً مجانياً لفترة محدودة أو طيلة فترة الاشتراك مع إمكانية الترقية لإصدار مدفوع يتضمن مزايا متقدمة.
- نموذج التسعير المخصص: في بعض الحالات، يمكن تخصيص نموذج تسعير خاص بشركتك بناءً على احتياجاتك الفريدة. هذا يشمل غالبًا تفاوض مباشر مع مزود الخدمة.
يجب عليك مراعاة احتياجات شركتك وميزانيتك عند اختيار نوع التسعير الذي يناسبك. كما يجب أيضًا مراجعة شروط الترخيص والدعم المقدم من مزود النظام.
ما هي التحديات التي تواجه المنشأة عند تطبيق نظام تخطيط الموارد؟
هناك العديد من التحديات التي يمكن أن تواجه المنشآت عند تطبيق نظام تخطيط الموارد، علماً أن هذه التحديات تختلف باختلاف حجم وطبيعة نشاط كل منشأة، وسنشير هنا إلى أبرز هذه التحديات وكيفية التغلب عليها:
- تكلفة الاستثمار (Cost of Investment) :
قد يتطلب تنفيذ نظام ERP استثمارًا كبيرًا في تراخيص البرمجيات والأجهزة وخدمات الاستشارات. يجب أن يتم التخطيط لميزانية كافية لهذا الاستثمار . كما يمكن تقليل التكاليف بتنفيذ نظام ERP سحابيًا أو بنموذج الاشتراك.
- تكيف الموظفين (Employee Adaptation) :
يحدث أن يواجَه النظام بمقاومة من الموظفين وخوف من التغيير؛ لذلك يجب توفير تدريب شامل للموظفين على استخدام النظام الجديد .يمكن أيضًا توظيف متخصصين لتقديم الدعم والتدريب المستمر.
- تخصيص النظام (System Customization) :
يقصد به تكيف النظام مع احتياجات المؤسسة، ويمكن التغلب على هذا التحدي عبر تحديد احتياجات المؤسسة والاستعانة بموردي النظام لتكوين النظام وتخصيصه بشكل يتناسب مع الاحتياجات. بالإضافة إلى ضمان توافق وملاءمة النظام مستقبليًا.
- مواكبة التغيرات التقنية (Adapting to technological changes) :
إنّ التحديثات والتغييرات التكنولوجية المستمرة تتطلب متابعة دائمة؛ ذلك يجب إتخاذ إجراءات لإدارة التحديثات والتحسينات والتواصل مع موردي النظام بشكل منتظم لمتابعة التطورات التكنولوجية.
- تكامل الأنظمة (System Integration) :
تحتاج المؤسسة إلى التأكد من أن نظام تخطيط موارد المؤسسة يتكامل بسلاسة مع أنظمتها وتطبيقاتها الحالية .لتحقيق ذلك يمكن استخدام واجهات برمجية وأدوات التكامل المختلفة.
- تحسين العمليات (Process Improvement) :
يجب على المؤسسة أن تقوم بتحليل وتحسين العمليات قبل تطبيق نظام تخطيط الموارد. يمكن أن يتضمن ذلك إعادة هندسة العمليات لضمان استفادة كاملة من النظام.
- الأمان وحماية البيانات (Security and Data Protection) :
يجب تطبيق سياسات أمان صارمة وتحديث الأمان بشكل دوري لحماية البيانات من التهديدات. تشمل إجراءات الحماية التشفير والتحقق من الهوية وغير ذلك.
- مراقبة الأداء (Performance Monitoring) :
يجب توفير أدوات لمراقبة وقياس أداء النظام ومراقبة الأخطاء مما يساعد على تحسين الأداء وتحسين الاستجابة للمشكلات.
إنّ تحقيق نجاح مشروع نظام تخطيط الموارد للمؤسسات يتطلب تخطيطًا جيدًا وإدارة فعالة وتفاعل مع الموظفين والموردين والشركاء المعنيين. كما أن تجنب التحديات المحتملة أمر ضروري لضمان نجاح المشروع.
ما هو مستقبل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟
مع اعتماد المؤسسات للتقنيات الرقمية في كل جزء من أجزاء الأعمال من المتوقع أن تستمر أنظمة تخطيط الموارد للمؤسسات (ERP) في التطور والتكامل مع التكنولوجيا وتلبية احتياجات الأعمال المتغيرة. هنا بعض الاتجاهات التي سيتم إضافتها أو تعزيزها في المستقبل:
- زيادة تمكين الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لتوليد التقارير وتوفير تحليلات أكثر دقة للمساعدة في إتخاذ القرار.
- دمج إنترنت الأشياء (IoT) مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات لمراقبة وإدارة العمليات بشكل أفضل.
- التركيز على أتمتة العمليات بشكل أوسع لزيادة الكفاءة وتقليل الأخطاء.
- تصميم واجهات مستخدم أكثر سهولة وتكامل لتحسين تجربة المستخدم، بل وتعزيز الوصول عبر الأجهزة المحمولة.
- التطور نحو التفاعل الصوتي واستخدام واجهات بيولوجية مثل التعرف على الوجوه.
- من المتوقع أن تستمر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في التوسع إلى مزيد من الصناعات والقطاعات.
باختصار، المستقبل المتوقع لأنظمة ERP سيكون أكثر تطورًا نحو تمكين التحول الرقمي وتعزيز استخدام الذكاء الاصطناعي. ستساهم هذه التقنيات في تمكين الشركات والمؤسسات من تحسين أدائها واتخاذ قرارات أفضل.
ملخص:
المقال يسلط الضوء على أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) للشركات ويستعرض مكوناته، وخيارات الشراء المتاحة، والتحديات التي يمكن مواجهتها أثناء تطبيقه، بالإضافة إلى النظرة المستقبلية لهذه الأنظمة. بشكل عام، يجسد المقال أهمية نظام ERP في تعزيز كفاءة الشركات وتحقيق أهدافها الاستراتيجية، ويظهر أن تطبيقه يتطلب التفكير في جميع جوانبه بعناية، بالإضافة إلى متابعة التطورات التكنولوجية للمضي قدمًا نحو المستقبل.
في الختام، نجد أن نظام تخطيط موارد المؤسسة هو أكثر من مجرد برمجيات. إنه ركيزة أساسية لنجاح الشركات في العصر الحديث. من خلال تمكين التنسيق بين الأقسام المختلفة، وتوجيه القرارات الاستراتيجية على أساس البيانات، وتحسين العمليات وتوفير التكاليف، يمكن لنظام ERP أن يحدث تغييرًا جذريًا في أداء الشركات. إنه يجمع بين التكنولوجيا والإدارة بطريقة تعزز من كفاءة الشركات وتنافسيتها.
على الرغم من التحديات التي قد تواجهها الشركات أثناء تنفيذ نظام ERP، فإن تلك التحديات يمكن التغلب عليها من خلال التخطيط والتحفيز والاستفادة من الدعم المناسب. وباعتبار التقنيات المستقبلية التي ستدخل إلى عالم أنظمة ERP، فإن المؤسسات تجد نفسها في مكان جيد للاستفادة من التحسين المستمر والابتكار.
لذا، يجب أن تنظر الشركات في نظام تخطيط موارد المؤسسة كاستثمار استراتيجي يمكن أن يحقق مكاسب كبيرة ويجعلها قادرة على مواجهة تحديات الأعمال في المستقبل بكفاءة أكبر.
مقال جميل