تواجه المشاريع مخاطر مختلفة قد تؤثر على الوقت والتكلفة وجودة النتائج والمشكلة ليست في وجود المخاطر بل في اكتشافها بعد أن تتحول إلى مشكلات فعلية، لذلك تساعد إدارة المخاطر بشكل استباقي على اكتشاف التحديات مبكرًا واتخاذ الإجراءات المناسبة قبل أن تؤثر على موعد تسليم المشروع.

ما المقصود بمخاطر المشروع؟

مخاطر المشروع هي أحداث أو ظروف محتملة قد تؤثر على أهداف المشروع في حال حدوثها، ومن أمثلتها:

• تأخر الموردين.

• نقص الموارد أو الخبرات.

• تغير متطلبات العميل.

• المشكلات التقنية.

• زيادة التكاليف.

• تأخر الموافقات.

كيف تحدد مخاطر المشروع مبكرًا؟

1.  راجع خطة المشروع: راجع نطاق المشروع والجدول الزمني والموارد، وحدد النقاط التي قد تسبب تأخيرًا أو مشكلات أثناء التنفيذ.
2.  ناقش المخاطر مع الفريق: يمتلك أعضاء الفريق معرفة مباشرة بالتحديات التي قد تواجه المهام التي يعملون عليها، لذلك تساعد المناقشات والاجتماعات الدورية على اكتشاف المخاطر في وقت مبكر.
3. حدد أولويات المخاطر: ليست جميع المخاطر بنفس الأهمية، ركّز على المخاطر التي تجمع بين احتمالية حدوث مرتفعة وتأثير كبير على المشروع.

كيف تتعامل مع المخاطر قبل حدوثها؟

1. ضع خطة استجابة: بعد تحديد الخطر، حدد الإجراء المناسب للتعامل معه في حال حدوثه. وقد يتضمن ذلك تجنب الخطر، أو تقليل تأثيره، أو إعداد خطة بديلة.
2. عيّن مسؤولًا عن كل خطر: وجود شخص مسؤول عن متابعة كل خطر يساعد على اكتشاف أي مؤشرات مبكرة والتصرف بسرعة عند الحاجة.
3. راقب المخاطر باستمرار: لا تقتصر إدارة المخاطر على بداية المشروع. يجب مراجعتها بشكل دوري، خاصة عند حدوث تغييرات في نطاق المشروع أو الجدول الزمني أو الموارد.
4. استخدم سجلًا للمخاطر: يساعد سجل المخاطر على توثيق المخاطر ومتابعة حالتها والإجراءات المتخذة للتعامل معها. كما يضمن عدم نسيان المخاطر التي تم تحديدها في المراحل الأولى من المشروع.

إدارة مخاطر المشروع تبدأ قبل حدوث المشكلة وليس بعد وقوعها. فمن خلال تحديد المخاطر مبكرًا وتقييم أولويتها ووضع خطط مناسبة للاستجابة لها، كلما اكتشفت الخطر مبكرًا، زادت قدرتك على التعامل معه قبل أن يتحول إلى مشكلة تؤثر على المشروع.