جدول المحتويات:
- مقدمة.
- العقد الرقمي وتقنياته.
- ما هو الفرق بين العقد الرقمي والعقد التقليدي؟
- أهمية التعاقد الرقمي ومميزات التعامل بانظمة إدارة الوثائق الرقمية.
- التوقيع الإلكتروني.
- قوانين المعاملات الرقمية في العالم وحجية العقد الرقمي.
مقدمة:
مع تسارع التقانة أصبحت إدارة العقود بشكل رقمي ضرورة لا غنى عنها للشركات التي تسعى للابتعاد عن العمليات التقليدية والاندماج في عصر التحول الرقمي وضمان النجاح والاستدامة في سوق المنافسة. سنستعرض في هذا المقال كيف يمكن للشركات تحسين عملياتها من خلال إدارة العقود رقميًا في هذا العصر المتقدم.
ما هو العقد الرقمي؟
العقد الرقمي ليس مجرد نموذج رقمي للعقود التقليدية، بل هو تطوير وتحسين جذري يهدف إلى تيسير وتسريع عمليات التعاقد والتوثيق عبر استخدام الأنظمة الرقمية. يعتمد العقد الرقمي على تقنيات متطورة مثل التوقيع الاكتروني ونظم إدارة الوثائق الرقمية لتبسيط العمليات وتحسين فعالية الإدارة. سنتطرق في الأسطر القادمة الى كل تقنية على حدى.
أولًا: التوقيع الإلكتروني:
تعتبر التوقيعات الإلكترونية جزءاً أساسياً من العقود الرقمية. تمثل هذه التقنية طفرة في عمليات التوثيق، حيث يمكن إكمال المعاملات بشكل آمن وفعال دون الحاجة إلى وجود الأطراف في مكان واحد.
يعد سوق برامج التوقيع الإلكتروني أحد أسرع الأسواق نموًا في جميع أنحاء العالم، في عام 2020 وصل سوق التوقيع الرقمي العالمي إلى 2.8 مليار دولار ومن المتوقع أن تنمو إلى 14.1 مليار دولار بحلول عام 2026 بمعدل نمو سنوي مركب يبلغ 31.0% (حسب تقرير شركة أبحاث MarketsandMarkets في 2020). هنالك العديد من العوامل التي تجعل التوجه الى التوقيع الالكتروني كبيرًا لهذا الحد مثل إنتشار عمليات التوثيق عبر الإنترنت والقوانين الداعمة للتوقيع الإلكتروني في العالم وكفاءة سير العمل.
إذا ما هي مزايا التوقيع الالكتروني؟
- تسريع العمليات: حيث يتم توقيع العقود بشكل فوري دون الحاجة إلى الانتظار لتسلم الوثائق الورقية مما يزيد من سرعة إبرام الصفقات.
- تحسين الأمان: يتيح التوقيع الإلكتروني تشفير الوثائق والتوقيعات مما يحمي البيانات من التلاعب أو الوصول غير المصرح به. يُمكن كذلك إضافة آليات التحقق الثنائي (Two-Factor Authentication) لتعزيز مستوى الأمان وتجنب الاحتيال.
- تقليل المخاطر والأخطاء: يحد التوقيع الالكتروني من فرص الأخطاء البشرية المرتبطة بعمليات التوقيع التقليدية حيث يتم التحقق التلقائي لضمان توقيع صحيح.
ثانيًا: نظم إدارة الوثائق الرقمية
نظم إدارة الوثائق الرقمية هي منصات تقنية تهدف إلى تنظيم وتخزين المستندات بشكل رقمي مما يتيح الوصول السهل والسريع إلى المعلومات وتبسيط عمليات البحث والمشاركة. تعتبر هذه النظم ركيزة التحول الرقمي في إدارة العقود وهي ضرورية للشركات التي تسعى للابتعاد عن العمليات التقليدية والانتقال إلى بيئة رقمية فعالة.
ما هو الفرق بين العقد الرقمي والعقد التقليدي؟
في هذا الجزء سنذكر بعض نقاط المقارنة بين العقد الرقمي والعقد التقليدي قبل أن نُفصِّل في مميزات العقد الرقمي لاحقا في هذا المقال:
- الفرق من حيث وسائل التوثيق:
العقد التقليدي: يتم توثيقه على الأوراق ويتطلب توقيعًا يدويًا.
العقد الرقمي: يتم توثيقه رقميًا ويعتمد على التوقيع الإلكتروني الذي يتم بشكل آمن.
- من حيث سهولة التوقيع:
العقد التقليدي: يتطلب حضور الطرفين للتوقيع مما قد يؤدي إلى تأخير زمن الإنجاز وإضافة تكاليف التنقل.
العقد الرقمي: يمكن توقيعه عبر الإنترنت بسرعة وفاعلية مما يوفر الوقت ويسرع عمليات التعاقد.
- من حيث سهولة الوصول والتحرير:
العقد التقليدي: يتطلب الوصول إلى نسخة ورقية أو نسخة رقمية محفوظة وقد يكون التحرير معقدًا.
العقد الرقمي: يتيح الوصول الفوري إلى النسخة الأصلية ويتم التحرير بسهولة عبر منصة رقمية.
أهمية التعاقد الرقمي ومميزات التعامل بانظمة إدارة الوثائق الرقمية
- توفير الوقت والجهد: أشارت 85% من الشركات إلى تقليل الوقت اللازم لإنهاء الصفقات بعد استخدام العقود الرقمية (وذلك وفقًا لدراسة أجرتها جامعة هارفارد في 2022 ). يعزى ذلك إلى أن العقد الرقمي يقلل من الحاجة إلى التوقيع اليدوي وتداول المستندات باليد مما يسرع عمليات التعاقد ويقلل الأخطاء كذلك.
- زيادة الكفاءة وتقليل التكاليف: يساهم اعتماد التعاقد الرقمي في تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل المنصرفات المتعلقة بالطباعة والتخزين الورقي وتوفير مساحة كبيرة في المكاتب.
- تسهيل الوصول والبحث: يتيح نظام إدارة الوثائق الرقمية للشركات إمكانية الوصول الفوري إلى المعلومات والبحث السريع مما يقلل من الوقت المستغرق في البحث عن الوثائق الضرورية.
- تحسين التعاون: يعزز نظام إدارة الوثائق الرقمية التعاون الفعّال بين الفِرق حيث يمكن للموظفين مشاركة الوثائق والعمل سوياً بشكل أكثر فعالية من أي مكان وفي أي وقت مما يحسن التعاون ويسرع عمليات اتخاذ القرار.
- تعزيز أمان الوثائق: تقدم نظم إدارة الوثائق الرقمية مستويات عالية من الأمان وحماية البيانات حيث يمكن تحديد صلاحيات الوصول وتتبع التغييرات مما يحمي البيانات الحساسة ويضمن التزام الشركة بمعايير الأمان.
- تعزيز التنظيم: تقدم نظم إدارة الوثائق الرقمية هيكلية متقدمة لتنظيم المعلومات مما يسهل تصنيف وفهرسة الوثائق بشكل فعال، يساعد ذلك في تحسين جودة البيانات ويوفر رؤية أوضح للشركات حول ما تمتلكه من معلومات وكيف يمكن الاستفادة القصوى منها.
- تسهيل التوقيع الإلكتروني: يمكن لنظم إدارة الوثائق الرقمية دمج تقنيات التوقيع الإلكتروني مما يُيسر عمليات توقيع وتوثيق العقود الرقمية.
- تتبع ومراقبة الوثائق الرقمية: توفر نظم إدارة الوثائق الرقمية وسائل لتتبع ومراقبة تداول الوثائق ومراجعتها وتعديلاتها مما يعزز شفافية وثقة الأطراف المعنية في العقود الرقمية.
قوانين المعاملات الرقمية في العالم:
في ظل التحول الرقمي المستمر أصبحت قوانين المعاملات الرقمية أمرًا حاسماً للتأكيد على حقوق الأطراف وتحديد المسؤوليات. فيما يلي نستعرض بعض قوانين المعاملات الرقمية في مختلف أنحاء العالم:
- الولايات المتحدة: في الولايات المتحدة يتم تنظيم العقود الرقمية بموجب قانون التجارة الإلكترونية (E-SIGN) وقانون النقل الإلكتروني للتوقيعات العابرة للحدود (UETA)، هذه القوانين تعترف بحجية التوقيعات الإلكترونية وتثبت أهمية الامتثال للإجراءات المعترف بها لضمان حماية الأطراف.
- الاتحاد الأوروبي: في الاتحاد الأوروبي يلتزم قانون الحماية العامة للبيانات (GDPR) بتحديد كيفية جمع ومعالجة البيانات الشخصية ويتعلق ذلك أيضًا بالتعاملات الرقمية. يُعتبر التوقيع الإلكتروني في الاتحاد الأوروبي ملزمًا قانونيًا حيث يتم إعتماده وفقًا للمعايير المحددة.
- الصين: في الصين تمر قوانين المعاملات الرقمية بتطورات مستمرة وتقوم الحكومة الصينية بتعزيز التوقيع الإلكتروني والمعاملات الرقمية من خلال العديد من التشريعات التي تعزز الثقة في هذه التقنيات.
- الهند: في الهند تم التأكيد على حجية التعاقد الرقمي بموجب القسم 10A من قانون العقوبات ويعتبر التوقيع الاكتروني صحيحًا وملزمًا.
- الشرق الأوسط: تشهد دول الشرق الأوسط تحولًا إيجابيًا نحو دعم استخدام التوقيع الإلكتروني وتعزيز فهم واعتماد قوانين التعاقد الرقمي، حيث يتم استخدام وسائل مثل “المبادرة الذكية” في الإمارات والتشريعات القانونية في السعودية وقطر ولبنان والأردن وعمان والبحرين لضبط استخدام العقود الرقمية في مختلف القطاعات.
ما هي حجية العقد الرقمي وكيف نضمن تحقيقها؟
حجية العقد الرقمي تشير إلى صحة وقانونية العقد الذي تم إبرامه بواسطة وسائل رقمية والهدف منها هو التأكد من أن العقد والتوقيعات المرتبطة به صحيحة ومعترف بها من الناحية القانونية.
إن العقود الرقمية تحمل نفس الوزن القانوني للعقود التقليدية الموقعة بالأيدي، لذلك يجب على الشركات الامتثال للمعايير والإجراءات المحددة في القوانين المحلية والدولية والتي تمثل الأساس لبناء ثقة قوية في التعاملات الرقمية وتعزيز الأمان والحماية لجميع الأطراف المعنية.
في الختام، إن إدارة العقود رقميًا ليست مجرد خطوة تقنية بل هي استراتيجية حيوية للشركات الحديثة واستثمار ذكي يسهم في تحسين كفاءة العمليات وتوفير الوقت والتكاليف، فبفضل تقنيات العقود الرقمية التي توفر التكاليف وتغني عن التعقيدات الورقية يمكن للشركات اليوم أن تحقق تحسينًا كبيرًا في كفاءتها؛ مما يعزز من قدرتها على التنافس والابتكار في سوق الأعمال والتحول نحو مستقبل أكثر فاعليًة وتقدمًا.
